La necesidad de que el edificio se encuentre en el estado óptimo de uso, sus instalaciones limpias y en orden de funcionamiento, en una comunidad de propietarios suele descargarse sobre el administrador, cuando tales responsabilidades competen únicamente a los propietarios a través de sus órganos representativos, y muy especialmente en el PRESIDENTE que es el representante legítimo de los propietarios. 

La Junta Directiva es un órgano consultivo para el PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD, por ello en dicha junta puede estar integrado el administrador sin la necesidad de que sea propietario, puesto que dicha Junta no tiene poder alguno para tomar decisiones al margen del PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD, ya que es éste el único cargo con representatividad legal de la comunidad, y en el caso de que no pudiera ejercer el cargo por cualquier razón, debe convocarse Junta de Propietarios para elegir nuevo Presidente. 

El Vicepresidente no puede representar a la comunidad, ni el Secretario, ni los vocales. 

La realidad impone que sea el Administrador, cuando es contratado por la comunidad, quien asuma decisiones que no le corresponden, e incluso se le exija el hacerlo cuando no tiene, en la mayoría de los casos, la responsabilidad de ejecutarlo; ello se debe, generalmente, a la falta de compromiso de los propietarios que ejercen el cargo de Presidente al considerar que sus funciones pueden ser delegadas en la empresa o persona contratada, y se tiende a valorar la función del profesional no por su trabajo, sino por el que corresponde al Presidente.

El administrador debe ser valorado por el cumplimiento de los trabajos que se le encargan, la contabilidad, la redacción de las actas en tiempo y forma, la remisión de las mismas al resto de propietarios, la custodia de los documentos y el cumplimiento de las ordenanzas legales de la comunidad. Igualmente debe tener al corriente de cuantas comunicaciones le remitan los propietarios al Presidente que es quien, siempre, debe dar respuesta a lo que los mismos le soliciten, salvo en los casos de urgencia previstos por la Ley de Propiedad Horizontal, especialmente en el Artículo 10 de la citada Ley.

Los servicios de la comunidad funcionarán mucho mejor, si el Presidente y el Administrador trabajan en coordinación, entendiendo siempre que el Administrador es más una herramienta de ayuda y apoyo que la suprema jefatura de la Comunidad.